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Ecoles supérieures : Comment choisir son outil de CRM ?
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Ecoles supérieures : Comment choisir son outil de CRM ?

Les outils de CRM sont devenus indispensables en entreprise et se développent de plus en plus dans les écoles supérieures. En effet, la relation client est aussi une notion primordiale en école, qui a donc besoin d’un outil de CRM afin de centraliser les informations.(alumni, étudiants, entreprises partenaires, fournisseurs). Le logiciel va permettre de connaître à n’importe quel moment, l’état de leurs relations avec tous leurs contacts. De plus, grâce à ses fonctions statistiques, cet outil va vous servir à mesurer l’efficacité d’une action comme un emailing ou la présence de votre école à un salon.

Un logiciel facile à prendre en main

La prise en main du logiciel recherché doit être facile. En effet, il est crucial que l’outil que vous allez utiliser ne soit pas trop compliqué à prendre en main. Un logiciel mal conçu, peu attractif et qui nécessite de nombreuses semaines pour être maîtrisé va être contreproductif pour votre école (perte de temps, agacement, erreur d’utilisation).

Repérer les capacités d’évolution du logiciel

Par ailleurs, il faut faire attention à la capacité d’évolution du logiciel que vous cherchez. Beaucoup de logiciels vous proposent une solution à un instant T sans pour autant l’améliorer par la suite. L’apport de nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure est un atout non négligeable dans un monde constamment en mouvement. Ainsi, au fil du temps, vous vous rendrez compte qu’il manque une fonctionnalité ou qu’au contraire, il y en a que vous n’utilisez pas.

Être conforme au RGPD

En CRM, vous êtes confronté à des échanges de données confidentielles de vos clients. La sécurité est donc une notion clé qu’il ne faut pas négliger. Surtout depuis la réglementation en vigueur avec le RGPD (Règlement Général sur la protection des Données). Avec le RGPD, la gestion des données doit se faire avec l’approbation de la personne, qui dispose aussi d’un droit de rectification et d’un droit à l’oubli. En ce qui concerne les sanctions, elles peuvent aller de 2 à 4% du chiffre d’affaires annuel mondial ou 20 millions d’euros.

Surtout, un piratage de vos fichiers est vite arrivé et pourrait causer de sérieux problèmes à votre école, rien qu’en terme d’images. Portez-y une attention particulière, surtout si vos collaborateurs se connectent à un réseau Wi-Fi non sécurisé.

Le SLA

Le SLA ou Service-level Agreement est l’ensemble de clauses d’un contrat qui va définir le niveau de service qu’un client attend du prestataire. Le manquement ou non-respect de la SLA va engager la responsabilité du prestataire et entraîner des sanctions financières. Veillez bien à ce que le SLA soit conforme à vos attentes et vos besoins pour éviter les mauvaises surprises avec l’éditeur du logiciel par la   suite.

Evaluez vos besoins

Il faut prendre en compte le type de votre école ainsi que le type de votre clientèle. Est-ce que vous vous adressez à du B2B (alternants) ou du B2C (initiaux) ? Faites attention si vous vous basez sur les conseils d’un ami puisque vos besoins peuvent être totalement différents. Comme pour le point précédent, utilisez des comparatifs d’outils CRM pour vous aider (il en existe plusieurs sur le net). N’hésitez pas à impliquer les collaborateurs qui vont l’utiliser. Demandez une période d’essai pour prendre en main le logiciel et l’essayer. Si jamais vous n’en avez pas l’opportunité, renseignez vous sur une possible démonstration approfondie de l’outil.

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