Selon un panel réalisé par l’ISG, 57% des organisations prévoient de souscrire à une solution SIRH d’ici 2023. Mettre en place une solution RH digitale dans son entreprise peut paraître comme une fin en soi. Toutefois, le simple fait d’acheter une solution ne certifie pas la réussite du projet de digitalisation. Créer les conditions permettant la bonne adoption d’un SIRH nécessite de se placer sur un temps long. Construire et suivre une démarche projet permet entre autres, de fiabiliser le déploiement du SIRH.
À travers cet article, nous répondons à la question "Quelles sont les différentes étapes d'un projet SIRH ?"
Les différentes étapes d'un projet SIRH consistent dans les étapes de cadrage du projet, où il est question d'explorer le marché, exprimer son besoin et sélectionner une solution. Puis d'exécuter le projet, s'assurer du développement en testant l'applicatif. Enfin, la phase de déploiement dans laquelle il s'agit de faire adhérer et monter en compétences les utilisateurs.
Nous détaillons chacune de ces étapes :
Les étapes de cadrage du projet
Explorer le marché des Solutions RH
La première étape consiste à explorer le marché et à en découvrir les solutions. Cela permet de réaliser un premier tri des différentes offres disponibles. Elle consiste à demander une démonstration et un échange avec les principaux éditeurs qui correspondent à vos besoins.
Exprimer son besoin
L’expression claire du besoin, permet de formaliser les attentes des utilisateurs. En effet chaque solution ne conviendra pas à toutes les entreprises. Il faut s’assurer de répondre aux besoins en termes de fonctionnalités ainsi que les pré-requis IT, finance/achat… Le livrable définitif sera le cahier des charges qui guidera le choix de solution.
Sélectionner une solution
La sélection permet d'identifier la bonne solution. Pour faire le bon choix, il est important de définir des critères objectifs, mesurables et pondérés. Dans ces critères, nous vous recommandons de comparer le coût, les fonctionnalités attendues, les pré-requis techniques… C’est à ce moment qu’il faut vous assurer que le projet est compatible avec la solution choisie.
Les étapes d'exécution du projet
Dimensionner le projet
Le dimensionnement est une étape majeure du projet. En contribution avec l’éditeur, il permet de définir un planning explicitant les grands jalons et d’acter les rôles et responsabilités des parties prenantes.
Suivre le développement du Système d'information
Les développements sont portés par l’éditeur et les services IT. Ils permettent d’assurer que les fonctionnalités demandées seront paramétrées dans l’outil et que ce dernier pourra s'inscrire dans l'écosystème technique.
Tester l'applicatif
La phase de tests, aussi appelée recette, implique la vérification des paramétrages. Il est important d’intégrer les utilisateurs finaux à cette phase. Ce sont les plus concernés par le projet et ceux qu’il faut onboarder et convaincre. Sans leur approbation, le projet de digitalisation est voué à sa perte. La phase de test est aussi l’occasion de mettre en avant l’avancement du projet et de réaliser les premières découvertes de l’outil.
Les étapes de déploiement
Mettre en ligne le SIRH
La phase de déploiement est la dernière ligne droite du projet. Elle comporte des actions de communication et de formation à destination des utilisateurs finaux et des parties prenantes impactées par le projet.
Certains outils proposent des tutoriels pas à pas afin de découvrir la solution. Par exemple, un nouveau système de paie peut générer de nouveaux bulletins de paie. Vos collaborateurs ne sont pas utilisateurs de l’outil mais pourront constater certains changements. Cette phase de déploiement est assimilée à un « Crash-test » de votre solution. Si la plateforme a des problèmes de fonctionnement ou qu’elle ne vous paraît pas complète, c’est le moment de le corriger le tir !
Stabiliser le SIRH
La phase de stabilisation, qui peut parfois être négligée, est pourtant primordiale. Elle s'inscrit dans un processus de modification de votre SIRH à long terme. De plus, elle permet de suivre l’adoption de l’outil, d’identifier de potentiels effets de bords dans les processus et de mettre en œuvre de l’amélioration continue. En stabilisant votre SIRH, vous vous assurez qu’il fonctionne pour le mieux des plus grandes lignes aux petits recoins.
Bien entendu ces étapes sont à adapter à la culture de votre entreprise et au contexte de votre projet. Chaque SIRH ne s’adapte pas aux besoins de toutes les entreprises, et vice-versa.
Voici quelques questions qu’il faut se poser pour définir la marche projet à suivre :
- S’agit-t-il de l’achat d’une nouvelle solution ?
- Souhaitez-vous vous inscrire dans une démarche agile ?
- Avez-vous l’habitude d’intégrer le métier et les collaborateurs dans les projets ?
Pour plus de précisions sur les différents types de SIRH disponibles, leurs prochaines évolutions ainsi que les bonnes pratiques de calcul de ROI, nous vous recommandons 2 pages :
