L’évaluation et l’accompagnement des collaborateurs au moyen des campagnes d’entretiens annuels est un outil incontournable pour les équipes RH et les managers.
En apparence simple, cette gestion devient rapidement complexe face aux nombreux enjeux qu'elle représente et à la diversité des acteurs impliqués. Chaque entreprise doit régulièrement évaluer ses collaborateurs. Ce processus est une opportunité précieuse pour favoriser des échanges constructifs, améliorer le dialogue et faire émerger des actions concrètes pour développer les compétences.
Alors, comment réussir votre campagne d'entretiens annuels ? Pas de panique ! Voici nos conseils et astuces pour mener une campagne efficace, sereine, et stratégique.
Entretien annuel d'évaluation et campagne d'entretiens
Évaluer au-delà des résultats : un regard global sur l'entretien annuel
L'entretien annuel d'évaluation va bien au-delà de la simple mesure des résultats. Il s'agit d'un échange structuré entre un collaborateur et son manager, où l'état des lieux porte non seulement sur les objectifs quantitatifs et qualitatifs atteints, mais aussi sur les compétences et les motivations qui ont permis ces résultats. Cet entretien offre une opportunité unique de reconnaître les efforts, de valoriser les compétences et de replacer les accomplissements individuels dans le contexte plus large des objectifs d'équipe, de division, voire de l'entreprise.
Notre cas d’usage : Placer les compétences au cœur des entretiens.
Contrairement à l’entretien professionnel, qui est obligatoire tous les deux ans, l’entretien annuel d’évaluation n’est pas encadré par le Code du travail. Cependant, il reste un pilier de la gestion des talents, permettant aux collaborateurs de visualiser leur contribution dans une perspective collective. C’est aussi le moment de définir des objectifs pour la prochaine période, renforçant l'alignement entre les ambitions personnelles et les priorités stratégiques de l'entreprise.
Campagnes d'entretiens : rendre opérationnel ce rdv annuel
Les campagnes d'entretiens, qu'elles se déroulent une ou plusieurs fois par an, constituent des moments forts dans la gestion des talents. Derrière l’expression de « campagne d’évaluation » se cache une gestion organisée et coordonnée des entretiens, souvent facilitée par des outils digitaux dédiés à l’évolution de carrière. Ces campagnes sont des occasions précieuses pour fédérer les équipes autour d'objectifs communs, tout en offrant aux collaborateurs une vision claire de leur place et de leur impact au sein de l'entreprise.
L'objectif principal de ces campagnes est d'impliquer chaque acteur dans le processus, en veillant à ce que les managers et les collaborateurs soient bien préparés pour ces moments d'échange. Cela permet également de centraliser les informations collectées et d'en tirer des enseignements stratégiques pour améliorer la performance globale. De plus, une bonne campagne d'entretiens permet de rappeler à chaque collaborateur l’importance de son rôle et de renforcer son engagement vis-à-vis des objectifs de l’entreprise.
Bon à savoir : Pour mieux comprendre la distinction entre l'entretien annuel d'évaluation et l'entretien professionnel, vous pouvez consulter notre article sur les 4 différences principales.
Un constat alarmant : les chiffres qui parlent
- 95% des managers déclarent ne pas être satisfaits de la qualité des entretiens annuels.
- 60% des collaborateurs estiment que ces entretiens sont une perte de temps.
- 70% des DRH considèrent les campagnes d'entretiens annuels comme inefficaces.
Ces chiffres montrent que les campagnes d'entretiens traditionnelles peuvent manquer leur objectif, mais pas de panique ! Il existe des solutions simples et efficaces pour transformer ces moments clés en véritables moteurs de performance et d'engagement. Identifions les principaux points d’achoppement.
Problématiques et leviers pour des campagnes + productives
Quels sont les principales améliorations à apporter aux campagnes d'entretiens ?
Nos échanges avec les décisionnaires RH mettent en avant 3 pistes d'améliorations :
- L'homogénéisation de la méthode d'évaluation pour une meilleure objectivité
- Le renforcement de la phase en aval de la campagne : le plan d'actions
- Le ciblage des investissements sur les activités réellement bénéfiques
Harmonisation et objectivité dans les évaluations de performance
Tout d’abord, les systèmes d’appréciation de la performance manquent parfois d'objectivité. Ce manque est souvent dû à deux raisons principales :
- L'absence de formalisation claire : Les termes tels que "atteint les objectifs" ou "dépasse les objectifs" peuvent manquer de sens lorsqu'il s'agit d'évaluer des aspects plus qualitatifs comme le travail collaboratif. Sans critères clairement définis, les échanges deviennent subjectifs et considérés comme injustes parmi les collaborateurs.
- Des outils non intégrés : Souvent, les modules de gestion de la performance sont en "lecture seule", séparés du processus d’entretien. Cela signifie qu'ils ne s’ajoutent pas automatiquement au formulaire, rendant difficile l'alignement entre la gestion de la performance et l’entretien lui-même.
Dynamiser le suivi post-entretiens avec des actions concrètes dans le temps
Une fois l’entretien terminé, validé par les parties et signé, tout semble en ordre. Mais c’est ici que commence le véritable travail. Beaucoup d'entreprises rencontrent des difficultés dans le suivi des actions décidées lors de l'entretien. Les questions suivantes restent souvent sans réponse :
- Quel accompagnement est prévu ? Il ne suffit pas d'identifier des compétences à développer, il faut aussi prévoir un support concret pour aider le collaborateur à progresser.
- Quand et comment cet accompagnement doit-il être dispensé ? Les entreprises doivent définir des échéances précises et assigner les bonnes personnes pour suivre l’évolution des collaborateurs. Sans un suivi structuré, les actions restent lettre morte et les progrès stagnent.
Cibler les investissements RH à partir d'une cartographie des compétences et des écarts de compétences
Les responsables RH doivent utiliser les entretiens pour mieux consolider les besoins en compétences et ainsi rationaliser leurs investissements en formation. Pourtant, une grande part d'insatisfaction persiste parmi les DRH, souvent liée à une incapacité à :
- Rationaliser les catalogues de formation : Les entretiens devraient permettre de consolider les besoins en compétences à travers toute l’entreprise et de prioriser les investissements. Il s'agit d'identifier les lacunes collectives et individuelles pour proposer des formations adaptées, tout en optimisant les coûts.
- Distinguer les efforts individuels et collectifs : Les RH doivent être en mesure de présenter des budgets qui tiennent compte des besoins de développement spécifiques tout en répondant aux enjeux collectifs de l’entreprise. Cela permet de mieux structurer les demandes lors des discussions budgétaires sur le développement des compétences.
Témoignages de bonnes pratiques
Préparer et communiquer la démarche dès le départ
Avant de lancer votre campagne d'entretiens annuels, une préparation minutieuse et une communication claire sont essentielles pour impliquer chaque participant (managers comme collaborateurs). Il ne s’agit pas d’une simple formalité administrative mais bel et bien d’un temps d’échange fédérateur. Lorsque Promod, le groupe CNP ou Manutan ont utilisé la plateforme pour la 1ère fois, la communication a été essentielle, ces sociétés ont pu s'appuyer sur une formation et un agent conversationnel pour les guider.
Lisez de quelle manière Promod a fait évoluer sa gestion des campagnes d’entretiens avec Neobrain.
Informez vos collaborateurs en amont
Communiquez avec vos collaborateurs au moins deux semaines avant le début de la campagne. Assurez-vous qu'ils disposent de toutes les informations nécessaires :
- Dates de début et de fin de la campagne, prévoyez des relances automatiques
- Durée et format des entretiens (idéalement entre 1h et 1h30), synchronisés dans les agendas
- Un rappel des documents qui seront utiles dans la complétion de l’entretien (assesment des compétences, accès aux catalogues de formation, gestionnaire de carrières, feedback 360°, revue de l’atteinte des objectifs, ..)
Cela permet de préparer le terrain pour des échanges structurés, tout en réduisant les incertitudes logistiques. Les collaborateurs doivent être pleinement au fait du processus pour pouvoir s'y engager activement.
Mettez l'accent sur la pédagogie
Dire que ce moment est un véritable levier de développement demande de légitimer votre propos : quels ont été les volumes de formation dispensées l’année dernière ? Quel a été le niveau d’atteinte moyen des objectifs les 12 derniers mois ? Y a t-il des objectifs corporate à faire redescendre à chaque échelon cette année ?
Quels sont les bénéfices de l'entretien annuel à rappeler à vos clients internes ?
- Pour les managers : C’est l’occasion de se connecter plus profondément avec leurs équipes, prendre leur feedback, d'identifier des axes d'amélioration, et de contribuer activement au développement de leur carrière.
- Pour les collaborateurs : Cet entretien est une chance de partager leurs besoins en formation, d’évoquer leurs ambitions de mobilité interne ou simplement de faire le point sur leur charge de travail avec leur manager.
Co-construire et former : des grilles d'évaluation à la maîtrise des processus
Chez nos clients, nous avons constaté que la personnalisation des grilles d’analyse fait une réelle différence dans l'efficacité des entretiens annuels. Plutôt que d'utiliser des trames génériques, il est bénéfique de co-construire les bilans avec les managers, en tenant compte des spécificités de chaque équipe. Cette approche permet de mieux refléter les réalités des différents métiers tout en garantissant une certaine cohérence globale.
Personnaliser les grilles pour une évaluation plus pertinente
Un bon équilibre consiste à intégrer des thématiques communes à tous (état des lieux de la charge de travail, objectifs, compétences) tout en adaptant certaines questions aux expertises spécifiques de chaque équipe. Ce qui fonctionne bien, c'est de collaborer avec les managers pour s'assurer que les questions soient pertinentes et en phase avec les besoins réels de terrain.
Former les managers pour des échanges constructifs
Nous avons remarqué que les managers qui sont bien formés à cet exercice conduisent des entretiens plus engageants. Cela passe par une préparation à l’écoute active, au feedback constructif et à l’élaboration de plans d’action concrets. Les meilleures pratiques incluent le retour sur l'année écoulée, l'identification des réussites et des défis, et la définition d’objectifs clairs pour l’avenir, tout en prenant en compte les aspirations de développement des collaborateurs.
Suivre et mettre en œuvre les plans d'action
Donner accès au compte-rendu validé
Une fois l'entretien terminé, partagez rapidement le compte-rendu avec le collaborateur. Ce document permet de s'assurer que tout le monde est aligné sur les conclusions, et il offre l'opportunité d'ajouter ou clarifier certains points. Bien que la signature ne soit pas obligatoire, elle reste une bonne pratique pour renforcer l'engagement des deux parties.
Définir des moyens concrets pour atteindre les objectifs
Il ne suffit pas de définir des objectifs, il faut aussi planifier les moyens pour les atteindre. Nos clients observent de meilleurs résultats lorsqu'ils intègrent des supports adaptés tels que des formations certifiantes, du shadowing, du mentoring, ou des approches plus flexibles comme le mobile learning et le micro-learning. Ces tactiques permettent de rendre les plans d'action plus concrets et réalisables.
Historiser et automatiser dans l'outil RH
Conserver les comptes-rendus permet de disposer d'un historique précieux pour les entretiens futurs et d'apporter de la transparence dans des contextes sensibles, comme la justification des décisions liées à la part variable de la rémunération. Cette trace aide les managers à étayer leurs décisions et à garantir une cohérence dans l’appréciation des performances.
Chaque nouvel objectif fixé lors de l'entretien doit être automatiquement intégré dans la partie "performance" du collaborateur au sein de l'outil RH. De même, les évaluations de compétences réalisées alimentent directement le profil du collaborateur et son projet de carrière. Cette historisation garantit un suivi rigoureux et permet d’adapter les actions en fonction des progrès accomplis.
S'outiller d'un logiciel qui offre les fonctionnalités propices au succès
Pour garantir le succès de vos campagnes d'entretiens, disposer d'un outil adapté à vos processus actuels est essentiel.
Nous recommandons d’utiliser une version mobile afin de couvrir l’ensemble des populations qui n’ont pas nécessairement d’ordinateur.
Voici les fonctionnalités qui se démarquent chez nos clients pour rendre leurs campagnes d'entretiens plus efficaces et alignées avec les objectifs stratégiques de l'entreprise.
a. Personnalisation et flexibilité :
- Création autonome de formulaires d'entretien, sans compétences techniques
- Support et comptes-rendus personnalisés automatiquement
- Notifications et relances automatiques personnalisées
- Plateforme multilingue pour répondre aux besoins internationaux
b. Suivi et traçabilité :
- Suivi en temps réel des campagnes d'entretien
- Archivage illimité des décisions, conforme au RGPD
- Alertes et notifications paramétrables pour chaque étape
c. Efficacité opérationnelle :
- Bibliothèque de formulaires prêts à l'emploi
- Assistant en ligne pour une prise en main rapide
- Relances automatiques pour 100% de complétion des entretiens
- Intégration de la signature électronique
d. Collaboration et engagement :
- Feedbacks 360° pour une évaluation participative
- Donner l’accès à la plateforme à l’ensemble des populations grâce à une appli mobile
- Plan de développement engageant avec suivi des progrès
- Variété de supports de formation pour accompagner le développement
