Pourquoi parler de logiciel de gestion des talents dans un contexte de resserrement des budgets RH des entreprises ?
Tout d’abord parce que le cycle de guerre des talents, entamé dans les années 90, ne ralentit pas, bien au contraire : près de 60% des recrutements demeure "difficile" selon les données de Pole Emploi. Ensuite, les logiciels ne sont pas une solution miracle mais ils complètent les efforts des relations humaines pour connaître, parfois révéler, et surtout développer des collaborateurs dont l’attachement à leur société peut s’effriter petit à petit.
Comme nous allons le voir, les logiciels ont beaucoup évolué pour répondre à la recherche de performance, voire parfois de survie des entreprises (60% des dirigeants français pensent que leur entreprise ne sera pas viable dans 10 ans sans transformer leur modèle selon une étude PWC - 2024). Alors que les équipes RH ne sont pas plus nombreuses, que leur périmètre s'étend, gérer et automatiser un certain nombre de tâches s’apparente à du bon sens.
Logiciels de gestion des talents et logiciels RH
Qu’entendons-nous par “logiciel de gestion des talents" ?
Les logiciels de gestion des talents regroupent 3 dimensions principales :
- La gestion de la performance (entretiens annuels, fixation des objectifs et people review),
- La gestion de l'engagement (feedback 360, pulse, surveys).
- La gestion des carrières (talent marketplace, conseil en trajectoires de carrières, développement RH, missions courtes, mentoring).
Contrairement aux SIRH qui portent sur la gestion administrative, les notes de frais, la rémunération, les temps et activités (GTA) dont le taux d’équipement varie entre 80 et 100%, les modules présentés ci-dessus ont été adoptés par 50% des entreprises de + de 250 personnes.
Comment interpréter les taux d’équipement en logiciels ?
Cet équipement s’explique à la fois par la réalité du métier RH, initialement concentré sur des aspects administratifs, et par l’amélioration progressive de l’offre de ces outils à l'attention des "talents."
En effet, les différences dans les taux d'équipement en logiciels SIRH reflètent les priorités données aux fonctions critiques comme la paie et la gestion administrative. Aujourd’hui, l’adoption progressive des modules à l’attention de la performance ou du développement des talents s'explique par une prise de conscience plus récente de leur importance stratégique.
Les défis liés à l'ergonomie des outils et à la formation des utilisateurs freinent parfois leur adoption, notamment lorsque les projets ne sont pas bien calibrés ou manquent d'une approche inclusive. Cependant, le contexte actuel, marqué par des enjeux tels que la rétention des meilleurs potentiels ou des compétences pénuriques, poussent à une adoption croissante de ces solutions. L'intégration de technologies comme les intelligences artificielle améliorent aussi substantiellement l'expérience utilisateur et la gestion des données.
Pourquoi ne pas investir dans un logiciel de gestion des talents ?
Le choix d'un logiciel de gestion des talents doit être aligné avec la maturité de l'entreprise. Parfois, il est préférable de commencer par un module spécifique (par exemple, la gestion de la performance) avant de déployer l'ensemble des fonctionnalités.
Quelles sont vos réserves avant de franchir le pas ?
"Nous manquons de ressources pour gérer un tel projet."
Réflexion : Le manque de ressources est un frein légitime, un déploiement progressif peut aider à gérer la charge de travail. La majorité des entreprises cible les besoins prioritaires pour répartir l'effort sur le long terme. Par ailleurs, certains fournisseurs offrent un accompagnement projets pour libérer une partie importante des aspects opérationnels.
"Nos processus actuels fonctionnent bien, pourquoi changer ?"
Réflexion : Si vos processus actuels fonctionnent bien, c'est le meilleur moment pour les retranscrire fidèlement dans une plateforme qui les automatise et les rend plus visibles. En outre, cet équipement permet de prendre du recul et d'évaluer ces processus de manière continue, facilitant ainsi leur amélioration et leur adaptation aux évolutions futures de l'entreprise.
"Nous avons déjà échoué avec des projets similaires dans le passé."
Réflexion : les échecs passés offrent les meilleures leçons. En analysant ce qui n'a pas fonctionné, vous pouvez mettre en place les tactiques pour réussir avec les interlocuteurs adaptés.
"L'adhésion des collaborateurs est un défi majeur."
Réflexion : la résistance des collaborateurs est un défi courant. Pour y remédier, impliquez-les dès le début et en continu en présentant les arbitrages qui seront à mener. Choisissez un outil intuitif qui respecte votre culture, sensibilisez les managers et mettez en place un accompagnement solide pour faciliter leur adoption.
Les Principaux Composants d'un Logiciel de Gestion des Talents :
Gestion de la Performance
Seuls deux chiffres seront suffisants pour vous faire comprendre l’importance d’opter pour ce module :
- Les managers consacrent en moyenne 210 heures par an à évaluer la performance,
- 55 % des DRH ne reçoivent jamais toutes les grilles d’entretien remplies.
Un logiciel de gestion des talents automatise et simplifie la définition et la revue des objectifs, rendant la progression de leur atteinte en temps-réel plus transparente. De plus en plus d'entreprises conservent les entretiens annuels mais se tournent davantage vers des échanges plus fréquents, axés sur le développement des compétences. Les feedbacks à 360 degrés, combinant perspectives multiples, enrichissent l’évaluation des performances.
Gestion de l’Engagement
Avec 74 % des salariés déclarant ne pas recevoir de feedbacks par mois.
Ne serait- il pas le moment de faire prendre conscience aux managers de cette dimension de leur rôle ?. En quoi un logiciel peut-il aider ?
Si cet acte managérial doit, prioritairement, prendre la forme d’une interaction, il peut être alimenté par des commentaires qu’une plateforme sociale facilite. Les autres facettes des modules d’engagement sont le suivi de l'onboarding et de la formation initiale. Cette période dure environ 9 mois selon Parlons RH, alors que 42% des départs interviennent la première année du contrat selon l’INSEE.
Par ailleurs, l'implication des employés peut se mesurer au travers des pulse surveys. Ces derniers n’ont d’intérêt que s’ils sont suivis d’actions correctives pour améliorer réellement la satisfaction des employés. L’anonymisation des réponses garantit des feedbacks honnêtes, et les rapports permettent de cibler précisément les équipes nécessitant le plus d'attention.
Gestion des Carrières
39 % des employés disent ne pas avoir de visibilité sur les opportunités internes.
Un logiciel de gestion des carrières offre une meilleure transparence sur les postes disponibles et suggère des formations adaptées pour combler les écarts de compétences. Il n’est pas seulement utile pour les collaborateurs mais fluidifie aussi la recherche de ressources pour les managers qui, au sein d’une talent marketplace, peuvent rapidement visualiser les compétences dont ils ont besoin.
Enfin, il structure la réflexion et l’orchestration des successions, l’élaboration des revues de talents ou les people reviews des hauts potentiels, en accord avec les besoins de l'entreprise.
Nos conseils pour bien choisir votre solution
Démarrer par la Brique Compétences :
Comme mentionné précédemment, les compétences doivent être la fondation sur laquelle reposent les différents. Elles représentent le facteur à favoriser dans l’atteinte des objectifs, les évolutions de rôles et prennent un place critique dans l’implication des salariés. Sans une cartographie claire et actualisée des compétences essentielles à chaque poste, l'impact de ces modules sera limité.
Soigner la sélection de l’équipe projets et déploiement :
Choisir un logiciel c’est aussi choisir un partenaire et une équipe qui vous accompagnera tout au long de votre projet. Dans quelle mesure celle-ci prend le temps de comprendre vos contraintes, la culture d’entreprise, vous fait part de recommandations pertinentes ?
Veiller à la qualité de la formation apportée à vos utilisateurs :
En amont de votre décision, Neobrain fournit une documentation complète pour chaque typologie d’utilisateurs : collaborateurs, managers, équipe RH. Les key users sont impliqués dès les premières étapes du projet.
Un logiciel de qualité se veut, par nature, intuitif, il n’en demeure pas moins que des tutoriels vidéos expliquant chaque processus doivent être disponibles en ligne sur votre plateforme. En parallèle, pour garantir une adoption réussie du logiciel, des sessions de formation initiales et un accompagnement continu sont essentiels pour maximiser l'usage des fonctionnalités.
Anticiper la gestion du changement :
Les équipes RH sont très exposées durant ce projet. Expliquer le choix et démontrer les bénéfices du nouveau logiciel est un enjeu pour lequel des supports pédagogiques complémentaires peuvent être mis à disposition par le fournisseur.
Votre devez attendre de votre partenaire qu’il fournisse les indicateurs d’adoption de l’outil post-déploiement, voici quelques exemples :
- Taux de couverture des utilisateurs
- Nombre moyen de connexions mensuelles
- Taux de complétion des formations
- Feedbacks qualitatifs des utilisateurs
- Délai de résolution des problèmes suivant leur criticité
Enfin, des revues régulières doivent avoir lieu pour évaluer l'efficacité du logiciel, ajuster les interfaces, processus, si nécessaire, et introduire de nouvelles fonctionnalités au fil du temps.
Conclusion
L’intégration de ce type de solutions progresse au sein de structures de toute taille et devient parfois même un levier d’attraction pour des talents de plus en plus exigeants. L’ampleur d’un projet de ce type peut dissuader certaines entreprises dès lors que le retour sur investissement n’est pas toujours concret et immédiat. Ce à quoi nous mettons en perspective la nécessité de réfléchir à des objectifs qui rassemblent la sphère RH et Business, voici un exemple :
- Objectif business : réduire les coûts opérationnels en maximisant l’efficacité des équipes.
- Levier RH : améliorer la productivité individuelle et collective en augmentant la fréquence et la qualité des évaluations de performance.
- Les bénéfices d'un module de gestion de la performance : un alignement accru des processus d'évaluation de la performance sur les objectifs stratégiques de l'entreprise, comme le lancement d'un nouveau produit ou l'expansion sur un marché, l'entreprise peut utiliser les feedbacks réguliers pour s'assurer que les équipes restent concentrées sur les priorités business tout en développant les compétences nécessaires pour atteindre ces objectifs.
Nous sommes convaincus de l’importance de mener cette évolution à partir d’un socle de gestion des compétences robuste. Pour les entreprises dont la qualité des données n’est pas encore parfaite, nous observons que l'IA et les intégrations avec des systèmes existants (comme Microsoft Graph) peuvent réduire l'impact des données de mauvaise qualité.
