Aujourd’hui, mettre en place un projet de digitalisation rh au sein de son entreprise semble être une évidence. Mais pour la direction d’une entreprise, ce processus n’est pas toujours évident. De nombreux acteurs doivent être inclus dans cette décision et il n’est pas toujours facile de les rendre acteurs du changement.
Dans cet article, nous abordons la mise en place de projet de digitalisation avec Thierry Depois, ancien directeur de Europ Assistance et Europcar et qui travaille aujourd’hui sur un poste de consultant chez Neobrain. Grâce à son expérience de direction de groupe, nous allons en apprendre plus sur les projets de digitalisation, sur les acteurs à on-boarder, et sur les arguments à avancer pour les mettre en place.
La digitalisation des RH n'est elle qu'un effet de mode ?
La digitalisation des RH n’est pas un effet de mode, c’est une évolution normale qui suit la transformation de l’ensemble des processus de l'entreprise. A titre d'exemple le Département finance a, depuis les années 90, sauté le pas pour construire les Entreprise Resource planning, qui sont les outils de l'alignement de l'ensemble des processus métiers sous leur aspect budgétaire.
Le marché des solutions digitales représente d'ores et déjà 4 milliards de dollars et, suivant les domaines adressés, l'équipement est en croissance annuelle de 7% selon Markess.
Nous retraçons l'historique et les perspectives de cette digitalisation dans notre article : "Tout savoir sur le SIRH".
Cette digitalisation passe également par une modification des comportements collaborateurs. L’impact de la culture des réseaux sociaux sur la relation entre les collaborateurs et l’entreprise est flagrant. Les attentes ont évolué. Aujourd’hui on doit prendre en compte de façon beaucoup plus concrète la satisfaction des collaborateurs de l’entreprise. On ne peut pas passer à côté de l’individualisation de la relation. La législation concernant la GEPP rend obligatoire la création de comptes CPF, ce qui permet d’individualiser la formation de chacun des collaborateurs et d'orienter le développement vers les compétences critiques à la performance de l'entreprise.
Digitalisation RH : un changement culturel pour les collaborateurs
On observe aussi une accélération dans les attentes des collaborateurs. Si j’exprime un souhait, j’attends que mon souhait soit pris en compte, mais j’attends aussi une réponse rapide. Or, on a obligatoirement une immédiateté avec les systèmes digitaux qui n’existant pas avec les questionnaires papiers et leurs traitements fastidieux.
Il y a eu et il y a encore chez beaucoup d’entreprises un passage intermédiaire ou l’on passe du papier à l’Excel et on essaye avec l’Excel de commencer à répondre de manière adaptée et de plus en plus individuelle, mais ça, c’est déjà de l’histoire ancienne. Aujourd’hui il est possible de faire beaucoup mieux et d’accélérer les processus RH tout en permettant une relation bien plus individualisée avec les collaborateurs.
Digitalisation des RH : quand doit-on se lancer ?
Eh bien tout de suite ! C’est disponible et si vous ne le faites pas, vos concurrents vont le faire. Il faut se rappeler que le principe de base d’une entreprise c’est d’être compétitif. Si vous renoncez à l’évolution, vous vous condamnez à disparaître assez rapidement. On ne peut même pas parler de choix, c’est juste une réalité à laquelle il faut s’adapter et à partir du moment où l’on en a pris conscience, le plus tôt est le mieux.
Aujourd’hui les plateformes proposées sont de plus en plus rentables. Les RH n’ont pas vocation à être source de profit. En revanche, comme tout centre de coûts, on veut en optimiser le fonctionnement tout en diminuant les frais fixes.
Pour lancer un projet de digitalisation RH, il faut de l’accompagnement. Il faut expliquer, accompagner, mettre partout dans l’organisation des capteurs qui permettent de savoir si les gens ont bien compris le projet et ils y adhèrent.
Il est aussi important de ne pas hésiter à faire sauter les freins en les traitant un par un, individuellement. J’ai le souvenir d’une opération que l’on avait mené chez Europe assistance à la suite d’une grève parce que les gens n’étaient pas contents de leurs conditions de travail. Nous avions identifié 200 petits points qu’il fallait améliorer et qui étaient de simples cailloux dans la chaussure, mais ce sont souvent ces petits cailloux qui font que les gros projets vont marcher ou pas selon qu’on les enlève ou qu’on les ignore.
On avait baptisé cela le projet T.A.L.C. L’objectif était d’éliminer les «Tâches A La Con». Cela a beaucoup plu au gens, ils ont voulu que l’on refasse ça régulièrement. On avait identifié 200 points de détails que l’on a traité un par un. Cela a pris 4 ou 5 mois mais ça a radicalement changé l’appréhension des gens vis à vis de leurs conditions de travail et leurs rôles dans l’entreprise. Accompagner un projet de digitalisation c’est un travail de tous les instants.
Il faut écouter tous les acteurs, convaincre le management, traiter les objections, puis bien expliquer qu’il n’y a pas de retour en arrière possible. Sans aller jusqu’à faire ce que faisait les pirates en mettant le premier boulet dans la coque de leur bateau pour être sûr qu’on allait passer à l’abordage, il faut expliquer qu’on a décidé de le faire, et qu’on a décidé d’en faire un succès qui sera collectif.
En somme
Nous vivons actuellement dans un monde en pleine transformation, que ce soit au niveau des compétences, des métiers ou de l’organisation des entreprises. C’est pour cette raison que le passage au digital semble être un besoin. Il permet aux entreprises d’anticiper les besoins futurs tout en individualisant la relation avec leurs collaborateurs.
Toutefois, la mise en place de ces systèmes peut s’avérer compliquée car de nombreuses pièces sont requises pour faire fonctionner l’engrenage comme il se doit. C’est donc le rôle du responsable de projet de réunir les conditions de réussite pour mener à bien son projet.
