Tout DRH a déjà été confronté à des difficultés face à la gestion des compétences. Problématique centrale et stratégique en matière de management des ressources humaines, il est essentiel de se pencher sur la construction d’un outil efficace et agile : le référentiel de compétences.
Par où commencer ? Comment en faire un outil de gestion stratégique efficace ? Nous vous présentons toutes les étapes pour réussir à construire votre référentiel.
Le répertoire des compétences : comment débuter votre réflexion ?
Si votre entreprise ne s’est dotée d’aucun outil de GPEC, ou si vous souhaitez améliorer votre politique RH de gestion des carrières, le référentiel constituera votre outil de base. Une liste des compétences vous permet d’analyser vos besoins et de prendre du recul sur l’existant.
Vous pourrez réfléchir de façon prospective, en anticipant les futures compétences qui seront nécessaires au développement de votre entreprise.
Pour lancer votre réflexion, appuyez-vous sur des ressources externes : partir d’une feuille blanche risque d’être décourageant et incertain. Cristel Guillain, Head of Talent chez Natixis, vous fait part de son expérience. Prenez connaissance de cette success story et de la vidéo.
S'appuyer sur les contenus déjà disponibles
Plusieurs contenus sont mis à votre disposition :
- Le référentiel ROME : le répertoire opérationnel des métiers et des emplois, construit par Pôle Emploi, est une source précieuse : sur la base des emplois existants au sein de votre entreprise, vous retrouverez des fiches métiers et les compétences associées. Un gain de temps inestimable pour construire votre référentiel de compétences.
- Les observatoires des métiers : au sein des branches, les observatoires sont en charge de réaliser des études, des analyses métiers et de fournir aux entreprises des pistes de réflexion. N’hésitez pas à vous rendre sur leur site internet : vous trouverez des référentiels de compétences spécifiques à votre secteur d’activité.
- Les OPCO : les opérateurs de compétences fournissent des fiches métiers et listes de compétences clés. N’hésitez pas à vous rapprocher de votre OPCO de branche.
Penchez-vous sérieusement sur ces bases de données qui vous feront gagner en temps et en qualité dans la construction de votre référentiel de compétences.
Pour autant, ne vous laisser pas tenter par un simple copier-coller : adaptez ces sources aux réalités de votre entreprise afin de cartographier les compétences disponibles.
Combien de temps est nécessaire pour réaliser une cartographie des compétences ?
Selon le degré de précision et les bases que vous utiliserez le temps nécessaire pour réaliser une cartographie se situe entre 2 heures et 1/2 journée par métier. Ce délai peut-être largement réduit. A partir des intitulés de métiers Neobrain génère un ensemble de 12 compétences que nos clients peuvent ensuite affiner suivant leurs spécificités.
Le Répertoire : le socle nécessaire à la gestion des compétences.
Vous avez investi du temps dans la construction de votre premier outil de GPEC. Avant de le déployer nous conseillons de vérifier sa cohérence.
Comment vérifier la cohérence d'un répertoire de compétences ?
La cohérence de l'information contenue dans le répertoire consiste à vérifier plusieurs points, voici quelques exemples :
- Est ce que le nom d’une compétence est en double suite à une erreur de mise en forme (majuscules, espaces etc) ?
- Est-ce que tous les salariés ont un manager attribué ?
- Est ce que les managers existent bien en tant que collaborateur ?
- Est-ce que tous les salariés sont rattachés à un emploi ?
Comment exploiter le catalogue crée dans vos processus de management RH ?
- Cartographier les compétences disponibles vous permet d’identifier les compétences nécessaires à un instant T mais également à long terme : quelles sont les compétences à développer ? Lesquelles seront nécessaires face à l’évolution des métiers ? Votre référentiel de compétences est au cœur de votre politique de GPEC.
- Prendre votre place dans la guerre des talents : votre liste de compétences peut vous servir de base à un benchmark concurrentiel : quelles sont les pratiques de vos concurrents en matière de GPEC ? Basez-vous sur votre réflexion pour identifier les compétences clés de votre secteur.
- Une gestion des talents dynamique: grâce à cet état des lieux, vous pourrez identifier un vivier de potentiels au sein de votre organisation, et lancer une politique de mobilité interne efficace : pourquoi chercher à recruter en externe, alors que vos salariés possèdent des compétences précieuses mais parfois non identifiées ? Communiquez votre référentiel à vos managers : ils se rendront compte que les ressources internes sont un levier de développement.
- Une politique de formation solide: à terme, vous pourrez lier votre référentiel à votre catalogue de formation : il existe aujourd’hui de nombreux leviers de montée en compétences que nous détaillons dans notre Page "les nouvelles opportunités de montée en compétences"
Comment faire vivre un répertoire de compétences ?
Pour faire vivre un répertoire et ne pas réduire vos efforts à néant, nous recommandons de procéder à 2 activités : la mise à jour interne et le sourcing de données externes.
La mise à jour du répoertoire
Un répertoire statique est voué à l’échec. Il est impératif de le mettre à jour (au moins une fois par an) sur la base de plusieurs sources : feedback de vos collaborateurs, évolution de votre stratégie d’entreprise…soyez réactif et attentif aux évolutions internes. Doit-on faire évoluer le référentiel en modifiant certaines compétences ou en ajouter d’autres ? Aidez-vous d’outils fiables pour éviter de transformer votre référentiel en simple inventaire qui comporterait des facultés en doublon.
Notre Page sur l'IA et sa faculté à améliorer la cohérence du mapping de compétences vous donnera quelques astuces : Stratégie de gestion des collaborateurs.
Le sourcing de données externes
Grâce aux études des observatoires de branche, mettez en place une veille stratégique. Quelles sont les futures compétences clés dont vous devez disposer ? Quelles sont les pratiques de vos concurrents ? Pour cela, vous pouvez vous aidez d’un outil comme Neobrain, qui enrichi votre référentiel en détectant l’apparition de nouvelles compétences.
Notre dernière recommandation porte sur l'organisation même de votre démarche Compétences. Nous observons, en travaillant aux côtés de nombreux cabinets de conseil qu'il est impératif de formaliser une équipe pour gouverner ces compétences : nous détaillons cette équipe dans la Page "Gouvernance des compétences".
