Référentiel de compétences : tout ce que vous devez savoir

La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (désormais Gestion des Emplois et Parcours Professionnels) repose sur la connaissance des compétences nécessaires à la performance de l'entreprise. Près de 60% des entreprises disposent d'un référentiel, le créer est la première étape d’une politique de gestion des compétences mesurable et agile.

Comment en faire un outil de gestion stratégique efficace ? Par où commencer ?

Nous vous présentons toutes les étapes pour construire ce socle essentiel.

Qu’est-ce qu’un référentiel de compétences ?

Un référentiel de compétences est une matrice qui décrit précisément ce qui est attendu d’un collaborateur dans l’exercice de son activité en matière de connaissances (savoirs), de compétences (savoir-faire) et d’aptitudes (savoir-être). Suivant le degré de granularité choisi, ces attentes peuvent être décrites au niveau de l’emploi, de l’emploi repère ou du métier. 

Comment structurer votre référentiel de compétences ?

Structurer la nomenclature requiert une méthode afin d’éviter l’usine à gaz. Nous recommandons d’intégrer entre 8 et 15 compétences techniques, comportementales et transversales par emploi.  

Les 4 bonnes pratiques pour structurer votre outil

Nombreux sont les interlocuteurs qui doivent redémarrer leur outil car sa conception n'a pas été optimisée. Voici 4 bonnes pratiques à suivre :

1. Réaliser votre outil central avec plusieurs interlocuteurs. Impliquer les sponsors métiers, experts métiers et managers contribue à l’adhésion du plus grand nombre.
2. Anticiper les compétences émergentes. Mettre en mouvement la formation et de dépasser l’obsolescence de certaines facultés demande de réaliser une veille sur les compétences de votre secteur.
3. Décrire chaque compétence de manière homogène. Nous recommandons d'utiliser un verbe d’action, un contexte et un objet pour uniformiser la démarche et parvenir à créer les passerelles entre plusieurs métiers de l'organisation.
4. Opter pour une démarche hybride. Structurer les atouts des collaborateurs à la fois avec le comité projet constitué des RH, experts métiers, directeurs de Business Units, et faire remonter les données d’aptitudes nécessaires à l’exercice du métier à partir des employés eux-mêmes.

Nous vous recommandons des ressources complémentaires :

• Comment éviter l'usine à gaz.
• Comment créer un référentiel de A à Z
• Comment fiabiliser le référentiel ?

Comment gagner du temps dans l'élaboration de votre instrument ?

Pour gagner du temps à élaborer votre instrument, nous vous recommandons d'utiliser les nombreuses ressources externes :

• Le Répertoire Opérationnel des Métiers et des Emplois (ROME) : le répertoire opérationnel des métiers et des emplois, construit par Pôle Emploi, est une source précieuse : sur la base des emplois existants au sein de votre entreprise, vous retrouverez des fiches métiers et les compétences associées. Un gain de temps inestimable pour construire votre outil central.
• Les Observatoires des métiers : au sein des branches, les observatoires sont en charge de réaliser des études, des analyses métiers et de fournir aux entreprises des pistes de réflexion. Nous avons répertorié l’ensemble des observatoires métiers sur ce fichier libre d’accès. 
• Les OPCO : les opérateurs de compétences fournissent des fiches métiers et listes des qualifications clés. N’hésitez pas à vous rapprocher de votre OPCO de branche. Examinez ces ressources complémentaires au travail de collaboration avec votre fournisseur de solutions.
• La classification ESCO de la commission européenne recense environ les 13 500 compétences de 3000 professions. Voici le lien vers le référentiel ESCO
• Les partenaires du Ministère du Travail son regroupées dans une page dédiée aux ressources pour l'emploi.

Notre page “Les différentes catégories de compétences” vous permettra de savoir quelles données faire figurer dans votre catalogue. 

Quels sont les bénéfices d'un référentiel de compétences ?

La création de cet outil majeur de la GPEC va de pair avec l’atteinte de plusieurs objectifs pour les acteurs RH : collaborateurs, managers et équipes RH (DRH, responsables emplois, responsables de gestion des carrières, responsables de la formation, …) et les partenaires sociaux.

Les bénéfices du référentiel pour les collaborateurs :

En décrivant l’environnement des métiers de l’entreprise, cet outil central de la GPEC sert à estimer ce dont cette dernière a besoin en termes de savoir-faire, pour bien fonctionner et performer. En quoi s'agit-il d'un outil de pilotage ?

• Une meilleure connaissance de ses atouts et axes de progression : les niveaux de maîtrise sur les compétences attendues offrent une visibilité sur l’appréhension de l’emploi des collaborateurs. Ces derniers peuvent ainsi être acteurs de leur propre développement.
• Une actualisation continue de son niveau de maîtrise : pour évaluer les niveaux atteints, le collaborateur passe par une auto-évaluation initiale. Celle-ci peut ensuite être complétée par la prise en compte de l’appréciation des managers et collègues, le collaborateur dispose ainsi d’un avis tiers.
• Mettre en place une stratégie adaptée de Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels : tout savoir sur cette évolution depuis la GPEC avec notre Page GEPP.
• Faire émerger les passerelles métiers pour façonner un programme approprié de mobilité interne ou de recrutement. Voir notre cas d'usage "Cartographie et Mobilités internes"
• Objectiver votre politique de rémunération et vos entretiens annuels.
• Une opportunité d’appropriation des opportunités internes : le collaborateur visualise les chemins de carrières et passerelles métiers vers lesquels il peut s’orienter.

Grâce à l’annuaire des métiers de la société, le collaborateur identifie parmi ses facultés actuelles, les compétences mobilisables vers d’autres métiers et les qualifications à acquérir. De son côté l'entreprise bénéficie d'une cartographie regroupant les chemins de carrière et les passerelles métiers.

La matrice dynamique de compétences joue un rôle de guide des trajectoires internes.

Les bénéfices du référentiel pour les managers :

• Un levier de gestion des performances : la performance d’un collaborateur provient de plusieurs sources dont la bonne adéquation du niveau de compétence d’un individu au sein d’un métier. Ainsi la nomenclature interne permet d’expliquer et de gérer la performance individuelle et collective.
• Une adaptation individuelle des objectifs : un manager se focalise désormais sur des facteurs rationnels de performance et favorise le développement des compétences individuelles de manière accrue. Les objectifs sont dorénavant davantage adaptés à chacun, il en ressort une meilleure individualisation des relations avec chaque membre de l’équipe.
• Un levier de recrutement interne : l’ensemble des atouts recherchés sont visibles au sein d’une "Internal Talent Marketplace". Conçue comme un catalogue des compétences mobilisables pour des projets ou des emplois pérennes, cette plateforme donne l’opportunité de fluidifier l’allocation des ressources. Au-delà du niveau de compétence le manager pourra également visualiser le niveau d’appétence du collaborateur pour développer la compétence qui fait l’objet du recrutement interne.

Les bénéfices du référentiel pour l’équipe RH :

• Un pilier de la Gestion des Emplois et Parcours Professionnels : le socle de compétences sert à estimer ce dont l'entreprise a besoin pour maintenir sa performance. Il répond ainsi au volet "descriptif de l’environnement économique" et impacts sur les métiers de l’entreprise de la GEPP que notre partenaire Implid décrit dans son article "le levier de la performance durable". La matrice donne un diagnostic précis des aptitudes maîtrisées et des qualifications à risque par métier, populations, anciennetés…
• Une source de rationalisation des programmes de formation : longtemps soumis aux seules injonctions des managers, les besoins de formation bénéficient de données fiables. A la maille individuelle et collective ressortent les domaines de compétences en souffrance, elles sont ensuite pondérées lors des comités carrières pour établir des priorités. 
• Une première étape vers le Tactical workforce planning : la planification des ressources à court ou moyen terme consiste à intégrer de scénarios business et ventiler les compétences suivant 4 domaines.

Quels sont les domaines de compétences à intégrer dans votre outil ?

Nous recommandons de faire figurer 4 domaines de compétences dans votre outil :

1. Les compétences à risque. En savoir plus sur "Le risque de perte de compétences"
2. Les compétences d’avenir. Notre cas d'usage "Faire face aux incertitudes" aborde ce sujet.
3. Les compétences transversales. Elles sont à l'origine des mobilités : "Compétences transverses et mobilités"
4. Les compétences en besoin de développement. Comment les détecter ? Notre article "Identifier les besoins de compétences" y répond.

Le nouvel outil devient un levier d'arbitrage entre recrutement interne, appel à la sous-traitance ou recrutement externe.