L'élaboration d'un référentiel de compétences n'est pas une obligation, il représente pourtant l'un des passages obligés de la GEPP. Afin d'éclairer les décisions stratégiques, c'est souvent le service des ressources humaines, et en particulier le département de gestion des carrières, qui prend l'initiative de sa création.
Sa rédaction, sa mise à jour régulière et son alignement avec les besoins de l'entreprise ne reposent pas uniquement sur les épaules du service des ressources humaines. En effet, les managers de chaque service, ainsi que les partenaires sociaux s'en servent comme d'une boussole dans leurs démarches.
Quels éléments entrent dans la création du référentiel de compétences ?
Cet outil de la GEPP permet de décrire précisément ce qui est attendu de l’exercice d’un métier, il est composé de 4 dimensions :
- Dimension 1 : Le périmètre auquel les aptitudes sont rattachées : l'index de l'ensemble des métiers.
- Dimension 2 : Le catalogue de ces savoirs suivant leurs typologies : les catégories de compétences.
- Dimension 3 : Le niveau attendu sur chacune des savoir-faire : le niveau requis, qui servira notamment aux évolutions et mobilités.
- Dimension 4 : Dans certains cas, une pondération d'une compétence (faible, modérée ou forte) peut être envisagée comme le montre le visuel ci-dessous.
Nos recommandations pour, non seulement construire de manière efficace ce préalable à toute démarche GEPP, mais en faire un outil central de la gestion RH, se trouve dans notre Guide complet "Référentiel de Compétences: l'indispensable".
Une fois que l'ensemble des collaborateurs et des managers ont réalisé l'estimation de leurs niveaux, le référentiel devient le support de la cartographie des compétences.
Quelles sont les étapes pour construire un référentiel de compétences ?
Nous recommandons de suivre 6 étapes pour créer un référentiel de compétences abouti: 1. définir les objectifs recherchés, 2. établir une gouvernance des données à même de garantir sa maintenance, 3. collecter les qualifications à intégrer, 4. décrire le niveau attendu suivant l'emploi, 5. établir un degré de priorité parmi les facultés listés. 6. impliquer chacun pour faire vivre l'outil, 7. le fiabiliser, l'améliorer chaque jour.
Étape 1 : Définir des Objectifs
Suivant les contextes, la démarche compétences de l'entreprise peut bénéficier ou non de l'animation de son référentiel au sein d’un SIRH. Notre expérience fait ressortir plusieurs objectifs poursuivis, nous vous les partageons :
- Répondre à une transformation qui demande une évolution très rapide des métiers.
- Préparer les négociations GPEC en vue d'un accord triennal et demandent de structurer une gestion prévisionnelle
- Consolider la stratégie de recrutement face aux pénuries de compétences
- Responsabiliser les collaborateurs et managers dans leur développement de compétences et la gestion des carrières avec un outil intuitif et pérenne.
- Fluidifier la mobilité interne au travers de la mise en place d’une Talent Marketplace interne.
Étape 2 : Etablir une gouvernance de la donnée
Votre solution de gestion des compétences est alimentée par les différentes actions RH (entretiens annuels, formations, ..), pourtant l’adaptation de votre outil de GPEC demande également la création d’une équipe qui pilote la mise à jour et l’anticipation des compétences.
Pour en savoir plus sur la constitution et le fonctionnement de cette équipe nous avons dédié une page complète à la Gouvernance des compétences.
Étape 3 : Collecter les compétences du référentiel
Vous disposez sans doute de compétences exprimées au sein d’un répertoire ou fichier excel, si ce dernier n’a pas été mis à jour trois modes de collecte de compétences sont possibles :
Étape 4 : Décrire le niveau attendu pour chaque compétence
Il s’agit de guider chaque collaborateur lors de son autoévaluation avec une échelle significative. Voici l’une des options :
- Niveau 1 → Débutant
- Niveau 2 → Partiellement autonome
- Niveau 3 → Autonomie
- Niveau 4 → Capable de former d’autres collaborateurs.
Étape 5 : Hiérarchiser l’importance des compétences
L’importance des compétences n'est sans doute pas les mêmes et il est possible de mettre en avant les compétences d’avenir par exemple grâce à une pondération.
- Importance 1 → Les pré-requis indispensables pour accéder au poste
- Importance 2 → Les compétences importantes pour performer
- Importance 3 → Les “nice to have” qui forment la trame de détection des hauts potentiels.
Étape 6 : Impliquer vos collaborateurs
Pour rendre votre référentiel vivant vous avez besoin de l’évaluation des collaborateurs. La principale différence de Neobrain vis à vis des autres solutions de gestion des compétences est la prise en compte de la motivation. D’une part, elle renforce la connaissance des collaborateurs et elle contribue à 88% d’utilisateurs actifs sur notre plateforme.
Étape 7 : Fiabiliser vos référentiels
L’auto-évaluation n’est pas suffisante pour mener à bien la gestion de vos compétences quotidiennes. Un outil de gestion des talents doit permettre de faire communiquer tous les modules pour renforcer la fiabilité des évaluations : modules d’entretiens annuels, de revue de performance, de formation, …
La réserve principale des équipes RH est souvent de doute de la qualité des données. C'est pourquoi nous avons construit un guide pour s'en rapprocher le plus possible : consultez notre Page “Les 5 bonnes pratiques pour fiabiliser vos référentiels de compétences”.
Les interlocuteurs impliqués dans la création de cette matrice sont nombreux. Les recruteurs et conseillers mobilité utilisent les métiers et compétences définis dans leur quotidien. De même, les catalogues de formation de l'équipe de développement RH sont à relier avec les données de compétences issues du référentiel pour une cohérence totale. Aussi, notre dernière recommandation porte sur la méthodologie utilisée pour assurer une adoption optimale.
Une nouvelle méthodologie + rapide et + efficace : SkillsBuilder
Après 6 ans d'expérience auprès de sociétés de toutes taille, nous avons conçu une méthodologie afin d'être plus rapide et sans doute encore plus pertinent dans le choix des compétences à piloter.
En effet, Neobrain a développé une ontologie de compétences, c'est à dire un socle existant de 50 000 données répertoriées suivant votre secteur d'activités. Grâce à celle-ci vous pouvez à la fois aller + vite au démarrage de votre projet et aussi réaliser une veille si votre référentiel est déjà existant.
Comment fonctionne cette méthode ?
Des fondations à partir de benchmarks
À partir de documents simples tels que les socles de formation ou les offres d'emploi nous construisons l'ossature de votre référentiel de compétences, il prend en compte votre secteur d'activité. Notre technologie transforme ces données en catégories de compétences et en compétences spécifiques pour vos métiers.
Intérêt : vous concentrez les ateliers de construction sur l'essentiel, c'est à dire l'échange.
L'activation des compétences avec vos collaborateurs
Les collaborateurs participent à des campagnes où ils peuvent ajouter des compétences manquantes, indiquer celles qui ne sont pas pertinentes et s’auto-évaluer sur leur niveau de compétences et leur appétence à les développer. Nous consolidons, ensemble, un référentiel personnalisé affiné par vos employés.
Intérêt : vos employés sont impliqués dès l'origine de votre nouvel outil
Votre référentiel est prêt
Vous disposez, en 4 semaines, d’une cartographie complète. Elle vous permet de comparer les niveaux de compétences des employés par rapport aux exigences de chaque poste, d’identifier les écarts pour mener à bien les accompagnements nécessaires. Renforcé par des comités de compétences périodiques, votre référentiel devient dynamique grâce aux suggestions de compétences émergentes à intégrer.
Intérêt : les collaborateurs adoptent l'outil de manière pérenne, ils se voient ,d'une part, proposés de nouvelles informations pour gérer leur carrière, et d'autre part, des aptitudes nouvelles qui leur sont utiles dès maintenant.
