Les RH jouent un rôle déterminant dans la gestion de crise ou lorsque des incertitudes relatives à l’organisation surgissent chez les salariés. Malheureusement, le changement reste difficile à accepter pour beaucoup. Elle peut provoquer de la peur, de l’anxiété, de l’inquiétude, voire même des envies de démission chez certains. La conduite du changement est donc un processus à prendre avec des pincettes. Dans cet article, vous trouverez nos 7 conseils pour un management du changement efficace côté RH. Quels sont les leviers d'accompagnement du changement ?
Accompagner le changement pour éviter les frustrations
Même les changements les plus insignifiants, comme de nouvelles formations, peuvent inquiéter les employés. Et ce, jusqu’à ce qu’ils les comprennent et se sentent à l’aise vis-à-vis d’eux. Quelle que soit la source de changement, les gestionnaires RH ou les DRH (dans les plus petites entreprises) sont souvent en première ligne pour faciliter la communication sur le lieu de travail. Ainsi, ils sont également responsables d’une grande partie des efforts pour mettre en œuvre les modifications. Comme le changement a tendance à amplifier les émotions humaines, les gestionnaires peuvent être assez nerveux quant à leurs responsabilités en matière de gestion du changement avec leurs employés. Les partenaires RH peuvent leur être utiles en leur fournissant des informations qui les aideront à faire face aux turbulences et aux incertitudes de l’organisation. En tant que RH, votre rôle est donc d’informer vos collaborateurs par des mails et/ou réunions régulières et de faire suivre l’information.
Impliquer les parties prenantes dès le début du processus de changement
Avant de prendre des décisions fermes, il est idéal d’impliquer tous les acteurs du changement ainsi que les employés (ou un groupe de représentants) qui seront affectés par les changements. Pour constater de l’efficacité des changements et/ou de la satisfaction des employés concernés, vous pouvez leur envoyer une enquête de satisfaction anonyme dans les semaines qui suivent. Cela les aidera à donner leur avis librement et à soumettre des idées d’amélioration, s’ils en ont. Cette démarche est d’une importance capitale pour intégrer les besoins réels des utilisateurs dans les modifications. Elle vous permettra également d’apporter des mesures correctives éventuelles afin d’arriver à une satisfaction entière des employés comme des dirigeants.
Faciliter le dialogue sur les préoccupations individuelles
Lors de l’ajout de la nouveauté, les employés doivent être invités à participer à des conversations en petits groupes sur le nouveau système, avec vous ou leur N+1. Si de nombreuses personnes y participent, elles pourront alors clarifier leurs préoccupations et influencer la façon dont la formation/le changement va être mise en place.
En sautant cette étape, une organisation s’expose à des rumeurs, des messes basses, des dissensions ou de l’apathie. Mais comme vous l’avez probablement constaté dans votre propre expérience, les émotions et les préoccupations qui ne sont pas ouvertement abordées, font surface de multiples façons improductives.
Nos ressources complémentaires sur les aspects de communication :
Mettre en œuvre un plan de communication stratégique
Un plan de communication stratégique doit comprendre un calendrier et des sujets de communication. Par exemple, la mise en place une page web spécifique où publier des communications officielles (ou un profil Slack). Cela peut aussi prendre la forme d’e-mails envoyés toutes les semaines, tous les mois ou tous les semestres, en fonction de l’avancée de l’implémentation du changement. Ce n’est pas grave si votre entreprise n’a pas les ressources nécessaires pour créer une page web pour y faire figurer les changements majeurs. En revanche, il est nécessaire de tenir compte du calendrier, des sujets et de la distribution appropriée de vos communications. Si vos employés ont tous entre 18 et 25 ans et que Whatsapp est le canal le plus utilisé dans vos locaux, rien ne vous empêche de créer un groupe Whatsapp « Informations RH : changement X » pour entrer en communication directe avec eux. La clé est de s’adapter à vos employés. Faites un pas vers eux et ils feront un pas vers vous en retour !
Former et soutenir les employés à mesure que les évolutions sont déployées
Si le changement est relativement mineur, la formation peut prendre la forme de séances facultatives, d’un tutoriel enregistré ou d’une aide à l’emploi. Lorsque le changement est majeur et touche de nombreuses personnes, la stratégie de soutien devra être davantage impliquée. L’entreprise précédente a organisé diverses sessions obligatoires qui ont été proposées à différents moments, en personne et virtuellement, pour répondre aux divers besoins d’un grand nombre de salariés. Cet accompagnement du changement fait partie intégrante du management du changement. Pour que le changement soit compris et respecté par tous, vous devez prendre le temps d’en parler et de rappeler les règles. Sinon, les employés peu motivés auront tendance à appliquer ce qui se faisait auparavant.
En outre, l'accompagnement de ces évolutions prendra forme en 3 étapes :
- Définir les besoins de développement
- Etablir un budget optimisé
- Mettre en musique son plan de formation
Mettre en lumière les avantages du changement et des gains à court terme
Lorsqu’un changement est mis en place, il lui reste un long chemin à parcourir avant d’être considéré comme un changement réussi. La conduite du changement n’est pas forcément un long fleuve tranquille ! En effet et naturellement, il faut du temps pour s’habituer à un changement. Il est utile de renforcer périodiquement les avantages en partageant les gains à court terme. Comment vos collaborateurs seront plus performants dans le futur proche ? Quels seront les changements concrets dans leur quotidien ? Y aura-t-il des défis technologiques à relever pour les plus âgés ? La franchise à l’égard des défis, ainsi que les suggestions et les solutions, contribue grandement à maintenir la confiance entre vous, responsable RH et vos collègues, employés. Voilà qui fait que le changement reste et restera d’actualité.
