Vous allez nous dire “encore un entretien” !!! Eh bien oui : l’interview de mi-année est un moment charnière, juste avant l’été qui participe à la valorisation des talents de l’entreprise. Lorsque l’on regarde la saisonnalité des départs, la période de Mai à Septembre est tout à fait capitale. Par conséquent, cette rencontre de mi-année a pour vertu de clarifier les attentes réciproques et d’identifier les risques de départ.
Bien que d’une importance capitale dans le suivi des collaborateurs, la rencontre peut souvent être davantage structurée et préparée. Comment le mettre en place ? Comment bien le structurer ? Ne pas se contenter de le réaliser mais assurer un suivi engageant ?
Bien mené, l’échange se révèle particulièrement bénéfique pour chacun des acteurs RH puisqu’ils ont une meilleure visibilité de la collaboration.
Quelles sont les différences entre les entretiens annuels et semi-annuels ?
Les principales différences entre l'entretien annuel et l'entretien mi-annuel portent sur la fréquence, la tonalité employée, les objectifs recherchés, la période analysée, la portée de la discussion et le suivi et les actions mises en place.
Voici les 6 différences en détails :
- La Fréquence
- Entretien annuel : une fois par an, généralement en janvier
- VS Entretien semi-annuel : deux fois par an, à mi-parcours de l'année et souvent en juin.
- La Tonalité
- Entretien annuel : souvent plus formelle et axé sur la rétrospective de l'année écoulée
- VS Entretien semi-annuel : plus flexible pour encourager une discussion plus dynamique sur les réalisations et les projets en cours.
- Les Finalités
- Entretien annuel : évaluer les performances globales de l'employé, établir des objectifs pour l'année suivante et planifier le développement de carrière à long terme
- VS Entretien semi-annuel : se concentrer sur l'avancement des projets en cours, les défis rencontrés et les ajustements nécessaires pour atteindre les priorités fixées.
- La Période analysée
- Entretien annuel : l'ensemble de l'année précédente, permettant de faire une évaluation globale des performances sur cette période.
- VS Entretien semi-annuel : le premier semestre de l'année en cours, permettant d'identifier les progrès réalisés et les domaines où des améliorations sont nécessaires.
- La Portée de la discussion
- Entretien annuel : Vision large, abordant des sujets tels que les aspirations à long terme, les compétences à développer et les perspectives de carrière.
- VS Entretien semi-annuel : un focus sur des questions opérationnelles et tactiques, comme l'état d'avancement des projets, les défis rencontrés et les ajustements nécessaires.
- Le Suivi et le plan d'actions
- Entretien annuel : Suite à l'entrevue annuelle, des plans de développement peuvent être mis en place pour l'année à venir, avec des formations ou des intentions spécifiques.
- VS Entretien semi-annuel : l'échange mi-annuel permet de faire des ajustements immédiats, de fournir des feedbacks plus fréquents et d'adapter les réalisations et les actions pour le reste de l'année.
Quels sont les enjeux de l’entretien semi-annuel ?
Pourquoi réaliser un entretien RH de mi-année ?
Les entretiens RH de mi-année jouent un rôle essentiel en permettant d'analyser le travail accompli par un salarié à mi-parcours. Ces "check-ins" en cours d'année permettent de suivre de près l'avancement des projets des collaborateurs.
Les entretiens annuels sont généralement réalisés en Janvier mais il peut arriver de faire une entrevue semestrielle une fois en fin d’année avant les vacances. Une occurrence en Juin, à la suite de l’évaluation des performances du 1er semestre et de l’octroie des primes, est particulièrement essentielle.
Ces rencontres et les feedbacks qui en résultent sont extrêmement bénéfiques pour les employés. Ils offrent des retours constructifs, qu'ils soient positifs ou négatifs. En outre, les intéressés sont ainsi en capacité d'apporter des ajustements si nécessaire, sans attendre la fin de l'année. Les salariés sont ainsi accompagnés dans l'amélioration de leurs performances dans une logique de feedback continu.
Quels sont les avantages des entretiens de demi-année ?
Dans un contexte de multiplication des challenges managériaux et d’un nécessaire réenchanement de leur rôle, les entrevues de mi-année s’imposent comme un moment précieux pour les managers, les collaborateurs et les services de Ressources Humaines, surtout s’ils sont bien cadrés et préparés :
- Récolter de la donnée formelle pour permettre, aussi bien aux services RH, qu’au managers de proximité, d’ajuster leurs pratiques.
- Capitaliser sur un moment privilégié d’échanges pour l’ensemble des parties. Ils permettent d’expliciter les attentes, de les ajuster et ainsi d’alimenter la cohésion d’équipe.
- Offrir un cadre d'évaluation moins stressant que l'entretien annuel, favorisant ainsi des feedbacks positifs sur la montée en compétences et la prise d'initiatives vers des objectifs plus ambitieux.
- Les entreprises mènent des projets de transformation très fréquents, aussi la discussion pourra porter sur la compréhension de la finalité et renforcer la conduite du changement.
- Orienter la discussion vers l'avenir et faire preuve d'empathie accrue dans l’adaptation de l’offre de carrière auprès du collaborateur.
Les équipes RH jouent un rôle essentiel pour accompagner les managers dans cet exercice, téléchargez le guide du manager RH bienveillant.
Comment préparer et suivre un entretien semi-annuel ?
Un entretien semi-annuel se prépare à partir des évaluations précédents de l'employé, des objectifs de performance établis afin d'identifier les options de support à son attention et de formalise un plan d'action engageant.
Les 5 étapes d'une préparation réussie :
- Passez en revue les commentaires ou les évaluations que l'employé a remplis lors de la précédente revue de mi-année.
Évaluez préliminairement les requêtes, niveaux de satisfaction fournis au préalable afin de connaitre l’état d’esprit et les aspirations du collaborateur. Vous pourrez ainsi bâtir vos réponses à ces attentes, ainsi que les mesures à prendre pour maintenir cette dynamique ou améliorer la situation.
- Analysez les objectifs de performance et les responsabilités projets de l'employé.
Préparez-vous à poser des questions visant à engager une discussion sur les domaines dans lesquels l'employé peut progresser, sur la posture ou les méthodes qu'il doit adopter dès maintenant pour répondre aux attentes de contribution aux résultats collectifs.
- Identifiez les opportunités de soutien opérationnel.
Qu’il s’agisse de mentorat, de mobilité interne ponctuelle ou de formation, déterminez le panorama des opportunités internes qui impacteront le mieux les finalités opérationnelles de l'employé à court terme.
- Élaborez une structure claire pour les sujets de discussion lors de la réunion
En amont du rendez-vous, une préparation est demandée au collaborateur : il fait parenir les sujets qu’il souhaite aborder. Définissez des cibles spécifiques pour chaque point abordé, prévoyez des stratégies pour encourager la participation de l'employé et faciliter la progression de la conversation.
- Formalisez de nouveaux résultats attendus, ainsi qu’un plan d’action
Cette rencontre est également essentiel pour préparer les prochains mois : quels sont les projets à venir ? Comment ajuster les objectifs ? Dans quelle mesure servent-ils la planification des ressources de l’entreprise ?
L’écueil souvent rencontré e risque est que ce type de réunion ne fasse l’objet d’aucun suivi. Au travers de sa solution “Performance et Engagement” Neobrain favorise non seulement une traçabilité des actions prises mais alimente automatiquement le reste des dimensions de la gestion des talents : actualisation des objectifs de performance, de développement, de niveaux de compétences. d'évolutions de carrière.
Comment assurer le suivi d’un entretien semi-annuel ?
Quelles étapes suivre pour assurer que la réunion ne soit pas vaine ?
- Envoyez un email récapitulatif de la réunion, mettant en évidence les points clés, les points à confirmer (y compris les dates auxquelles l'employé peut s'attendre à être informé) ainsi qu'un aperçu des engagements ou des changements à venir et la date à laquelle ils prendront effet.
- Honorez vos promesses (formation, mentorat, accompagnement, etc.) et informez l'employé de leur statut. Cette partie est indispensable pour maintenir la confiance entre les différentes parties.
- Archivez soigneusement vos notes essentielles de la réunion afin de pouvoir les retrouver facilement et vous en souvenir. (Vous pouvez optimiser ce suivi en utilisant un outil automatisé). Ces traces écrites vous permettront de revenir sur les objectifs et actions lors d’entretiens postérieurs.
Les entretiens de mi-année jouent un rôle crucial dans la rétention des talents et des hauts-potentiels. L’exercice est à double tranchant puisque, suivant la teneur des échanges l’élan sera maintenu voire accru, ou bien des points bloquants seront révélés.
C’est pourquoi "ne pas faire l’autruche" et instituer cet évènement dans la culture d’entreprise est un facteur de rétention reconnu. Ce rendez-vous est l’aboutissement d’un travail de préparation du collaborateur : évolution de ses compétences, résultats obtenus sur ces projets et prise de recul sur ses leviers d’amélioration. Pour maximiser l’efficacité du rdv, il est essentiel de le structurer et de le préparer minutieusement pour servir les priorités RH de l’entreprise. Il en va de même de l'entretien de mobilité interne.
Ces rencontres offrent de nombreux avantages, tels que des feedbacks constructifs, des objectifs ambitieux et une vision future de la carrière des employés. Les entreprises peuvent tirer pleinement parti de ces dialogues pour favoriser la croissance et le succès des employés.
