Ces dernières années, la plupart des entreprises a été confrontée et a su appréhender deux grands tournants impactant les habitudes de consommation :
- L’hyper-connectivité des clients
- L’exigence d’instantanéité et de disponibilité.
Ces tendances s’invitent désormais au sein même des organisations, incarnées par les nouvelles attentes des salariés. Régulièrement interpellées sur ces enjeux, les RH sont amenées à se repenser et proposer une nouvelle expérience collaborateur de manière à encourager l'adoption des plateformes RH propposées aux salariés.
Une culture de l’immédiateté de plus en plus présente
En l’espace de deux décennies, nos modes de vie ont évolué, rythmés par un nouveau rapport au temps centré sur l’instant et l’immédiat. Les nouvelles technologies ont particulièrement accéléré cette transformation culturelle et sociétale : nous tirons une forme de satisfaction à obtenir tout de suite ce que nous souhaitons.
Cette normalisation de l’accès à l’information, à l’inverse, génère aussi une intolérance à la frustration, dès lors qu’il nous faut attendre : nous avons pris l’habitude de trouver des réponses instantanées grâce à des tutoriels en ligne, de prendre en quelques clics un rendez-vous médical depuis une application, d’avoir une vie numérique sur les réseaux sociaux, etc.
Les nouvelles technologies, et notamment les outils de communication, tendent donc à renforcer cette accélération, et à faire converger les mondes physiques et numériques, tant dans la sphère privée que dans la sphère professionnelle : les collaborateurs viennent désormais travailler avec leurs expériences et attentes personnelles.
L’instantanéité s’invite dans le monde du travail
Les répercussions sur l’entreprise et son organisation sont nombreuses, souvent motivées ou inspirées par la recherche d’équivalence avec ce que nous vivons au quotidien. La personnalisation des interactions avec le logiciel et l’instantanéité font partie des impacts facilement constatables, ils constituent dans le même temps des leviers d'amélioration de l'expérience collaborateur.
Ces nouveaux paradigmes conduisent les équipes RH à repenser leur offre de services et à la faire évoluer. Ce faisant, elles répondent aux besoins de plus grande adaptabilité aux nouvelles réalités professionnelles, dans un esprit d’accessibilité et d’autonomie recherchées par les collaborateurs.
L'immédiateté pour le quotidien de la fonction RH
Prenons l’exemple de la formation : des études récentes montrent qu’une personne sur cinq seulement se forme en entreprise, 40% d'entre eux ne savent pas quel contenu utiliser, où le trouver… Nous constatons aussi que les collaborateurs attendent des supports de formation, de développement continu plus courts et mieux adaptés aux modes de vie (podcasts, vidéo…). De nouvelles opportunités de montée en compétences apparaissent pour proposer instantanément une formation personnalisée. Il s'agit par exemple de connecter des axes d’amélioration venant de feedback sollicité ou spontané avec du contenu accessible en un clic !
Ces tendances ont bien entendu été accélérées par l’hybridation récente et forcée des modes de travail, avec des réponses souvent technologiques. Cette numérisation rapide et nécessaire a permis de rapprocher les expériences des sphères personnelles et professionnelles évoquées précédemment, et donc d’éviter le risque de frustration ou de désintérêt du fait d’un décalage entre les attendus et le vécu, d’autant plus fort en distanciel.
Les leviers d'adoption d'un logiciel RH
En préambule de cette section nous vous conseillons plusieurs lectures utiles à la compréhension de l'historique et des projections de ce que seront les Systèmes d'Information RH à l'avenir :
- SIRH : perspectives et évolutions
- IA et Machine Learning dans les RH : quel bilan ?
- Comment digitaliser la fonction RH ?
Le Self-Service
Qu'est-ce que le Self-Service logiciel ?
Le Self-Service logiciel est une approche qui permet aux utilisateurs de manipuler et d'exploiter directement les données et les ressources logicielles, sans avoir besoin d'une assistance constante de la part de spécialistes techniques, favorisant ainsi l'autonomie et la réactivité des utilisateurs.
Cette approche apparaît dès 2007, les systèmes d’information RH s’ouvrent aux collaborateurs et aux managers. Ces nouveaux utilisateurs sont à l'origine de la génération de données telles que leurs profils, l'auto-évaluation de leurs compétences ou encore la préparation de leurs entretiens annuels. Pour la fonction RH, ce changement est l'opportunité de gagner du temps dans la collecte de données. Il signifie aussi une certaine perte de contrôle du contenu de la plateforme et un besoin de gouvernance, de fiabilisation accru.
La démarche UX
Le logiciel RH privilégie une UX conviviale et un design ergonomique pour simplifier les flux de travail, offrant une personnalisation du parcours, de la navigation comme sur un site web. Déployer une suite logicielle demande qu'il soit accessible sur divers appareils car chaque collaborateur n'a pas nécessairement accès à un ordinateur. De même, sa conception est itérative dans le sens où il évolue selon le retour des utilisateurs. Enfin, il nécessite peu de formations grâce à une intuitivité totale et, le cas échéant, un support utilisateur efficace.
Comme disait Coco Chanel :
Vous n’aurez pas 2 fois l’occasion de faire une bonne première impression
Lors de la phase de pré-projet et les ateliers de conception nous vous recommandons de demander des adaptations pour :
- La Charte Graphique
- Le Choix de la terminologie
- Les informations sur la page d’Accueil
L'obligation d'accessibilité numérique
Qu'est-ce que l'accessibilité numérique ?
L'accessibilité numérique est encadrée par la loi RGAA 4, elle désigne la mise à disposition de contenus numériques utilisables et compréhensibles par tous, y compris les personnes en situation de handicap. Cette manière de concevoir les sites web ou logiciels vise à éliminer les barrières qui pourraient empêcher l'accès aux informations et services en ligne, en offrant une expérience équitable et inclusive pour tous les utilisateurs. Plus précisément ceci se traduit par :
- L’existence de raccourcis
- Le contraste de couleurs
- La combinaison de texte, couleur et graphique
Un fournisseur de solutions RH doit vous apporter une personnalisation aux couleurs de votre charte graphique, il doit aussi vous conseiller sur les couleurs à employer. Elles ont chacune une signification cognitive particulière, leur choix peut faciliter la transmission d’émotions.
La gamification
La gamification consiste à faciliter l'adoption d'une plateforme logicielle RH en appliquant des éléments ludiques à des domaines qui ne le sont pas intrinsèquement.
Les avantages comprennent une introduction plus intuitive à l'outil et l'établissement de comportements durables. Toutes les étapes RH, du recrutement à la formation, peuvent bénéficier de cette approche. Ceci se matérialise par des récompenses suivant l'assiduité des utilisateurs : badges ou défis d'équipe contribuent à un usage plus fréquent de l'outil.
Chez Neobrain, nous exploitons la dimension sociale de notre plateforme, améliorant ainsi l'expérience utilisateur et leur engagement. Par exemple, les formations les plus populaires sont désormais visibles pour les collègues du même domaine. Cette fonctionnalité est configurable selon les besoins de l'équipe projet SIRH.
L'argumentaire de vente interne
L'adoption d'une nouvelle solution de gestion de talents implique des changements significatifs au niveau de l'organisation et de la culture. Une explication du contexte, des enjeux et des bénéfices recherchés aura lieu durant la phase de cadrage et de déploiement mais ce n'est pas tout. Afin de garantir le succès de ces projets RH, vos fournisseurs doivent vous soutenir à travers diverses méthodes de formation et de communication.
Voici quelques exemples d'outils inclus dans un plan de communication de lancement :
- Co-organisation de webinaires avec les collaborateurs pour favoriser leur implication.
- Création de vidéos en Motion Design pour faciliter l'adhésion de vos collaborateurs.
- Mise en place d'une visite guidée pour le lancement de la campagne.
- Mails pré-conçus pour vous aider dans vos rappels et communications.
- Sessions Q&A avec tous les collaborateurs au milieu de la campagne pour répondre à leurs questions.
En conclusion, le retour sur investissement du logiciel choisi est, certes, du ressort de l'équipe projet mais votre fournisseur de solutions a un rôle prépondérant. C'est pourquoi la méthodologie de déploiement, le planning des ateliers et des livrables sont des composantes sur lesquelles vous devez être très exigeant. Cette méthodologie de déploiement est documentée dans un Guide réalisé avec le cabinet de Conseil Tempo&Co, il est accessible ici.
