Parmi les ces temps d'échanges formels, l'entretien individuel (ou annuel) et l'entretien professionnel sont souvent confondus. Il est même souvent arrivé que certains éléments de l'un soient intégrés à l'autre. Une fausse bonne idée qui a certainement fait gagner du temps mais a aussi créé de la confusion.
Quelles sont les différences entre l'entretien individuel et l'entretien professionnel ?
Ces différences sont au nombre de 4 : tout d'abord, ils ne répondent pas aux mêmes obligations légales, ensuite leurs contenus et objectifs diffèrent, enfin nous recommandons des outils et grilles d'évaluation utilisées sont distincts. Ces entretiens complémentaires sont essentiels pour favoriser l'engagement des employés et développer la performance au sein de l'entreprise.
Pour vous aider à mieux les comprendre et les utiliser, voici 4 différences entre l'entretien annuel et l'entretien professionnel.
1. Différence législative : obligation légale vs droit offert
Si l'entretien annuel n'est pas obligatoire mais constitue plutôt un droit offert à l'employeur, l'entretien professionnel constitue une obligation légale, comme le précise l'article L. 6315-1 du Code du travail, et ce depuis le 7 mars 2014.
L'employeur doit informer l'employé de cela dès son entretien d'embauche. L'entretien doit avoir lieu au moins tous les 2 ans et pendant les heures de travail.
“Si l'employé a été prévenu suffisamment à l'avance, il ne peut alors refuser de participer à l'entretien sous peine de licenciement.”
Un entretien professionnel doit également avoir lieu systématiquement après :
- un congé maternité ;
- un congé parental ;
- un congé sabbatique ;
- un congé maladie de plus de 6 mois.
Pour toute entreprise de plus de 50 employés, toute violation de cette obligation donnera lieu à une sanction de l'inspection du travail.
Ainsi, un employé qui n'a pas participé à un entretien professionnel pendant 6 ans peut exiger de son employeur un abondement de son CPF (Compte Personnel de Formation) de 3 000 €. Si les entreprises de moins de 50 employés ne sont pas tenues de notifier et de réaliser cet entretien auprès de leurs employés, son absence peut constituer une discrimination (et donc une faute) de la part du juge dans le cadre d'une procédure devant le conseil de prud'hommes.
À noter :
L'entretien annuel peut être obligatoire pour l'employé si la convention collective ou l'accord de branche de l'entreprise l'a ainsi décidé.
2. Le contenu : résultats opérationnels vs attentes professionnelles
Si l'entretien professionnel et l'entretien annuel permettent tous deux de fournir un retour d'information, leur principe est cependant différent.
L'entretien professionnel se concentre sur les aptitudes
Il repose sur un échange axé sur la gestion des compétences du collaborateur. Il est donc directement lié à son employabilité.
Il est basé sur ses aspirations professionnelles et constitue un moment privilégié pour :
- Communiquer les besoins de formation identifiés ;
- Exprimer ses souhaits de développement professionnel et/ou de mobilité à court, moyen ou long terme ;
- Faire le point sur les formations suivies au cours de la période écoulée.
Trois points clés liés au développement des compétences seront abordés :
- L'utilisation du compte personnel de formation (CPF) ;
- La validation des acquis de l'expérience (VAE) ;
- L'accompagnement au développement professionnel (ADP).
L'entretien professionnel est donc une excellente occasion d'aligner les désirs de l'employé sur les besoins réels de l'entreprise.
L'entretien individuel mesure les résultats opérationnels
En complément de la première forme d’échange qui détermine les facultés nécessaires, l’EAD vise à évaluer la capacité du collaborateur à mettre en œuvre ses compétences, apporter de la valeur à son poste et à l'entreprise. Idéalement cette discussion est alimentée par un feedback continu dont les données sont enregistrées dans le logiciel RH.
Il se situe donc dans une logique de mesure de la performance et constitue un moment privilégié d'échange avec son manager pour aborder :
- Des projets motivants ou, au contraire, difficiles
- Les succès mais aussi les difficultés rencontrées
- Les domaines d'amélioration possibles (compétences attendues).
Les sujets abordés lors de l'entretien sont donc variés et vont de l'analyse du bien-être de l'employé à l'évaluation de l'année écoulée, en passant par le suivi des aptitudes, la formation ou encore les perspectives d'avenir (augmentation de salaire, évolution).
L'entretien annuel permet de fixer de nouveaux objectifs. Il permet de se préparer à l'avenir de manière concrète à court et moyen terme. Il peut avoir lieu une fois par an ou prendre la forme d’un entretien semi-annuel.
C'est aussi l'occasion :
- De prendre le pouls de l'engagement et de la motivation des employés au travail ;
- De construire la confiance et de favoriser la reconnaissance au travail ;
- De résoudre d'éventuels conflits non exprimés.
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3. L'objectif : vision à long terme vs vision à court terme
Une fois encore, les deux exercices diffèrent.
L'objectif de l'entretien professionnel est de projeter une vision à long terme basée sur la gestion de la carrière de l'employé et ses évolutions.
On examinera l'ensemble de ses compétences, tant les compétences techniques que les compétences comportementales. Même celles qui ne sont pas mises en œuvre dans le cadre de son poste.
Pourquoi faire l’inventaire des aptitudes ?
Cette revue des habiletés est destinée à diagnostiquer d'éventuels besoins de formation et d'esquisser des perspectives de progressions possibles.
Cet exercice doit enrichir l’approche de projet professionnel, c'est-à-dire à la stratégie à adopter pour atteindre son objectif professionnel. Il doit donc être cohérent avec :
- Les besoins de l'entreprise : quelles fonctions, identifiées dans la GEPP, a-t-elle besoin de soutenir sa croissance ou d'innover ?
- Les ambitions de l'employé : dans quelle fonction se projette-t-il ? Veut-il prendre plus de responsabilités ?
- Les évolutions du secteur d'activité ou de la fonction : quels domaines de compétences émergentes le marché exige-t-il ?
Sur la base des informations recueillies lors des échanges, l'entreprise peut ensuite élaborer un plan de développement adapté.
En résumé : les chiffres ont-ils été atteints ou dépassés ? Les compétences professionnelles de l'employé sont-elles satisfaisantes pour le poste occupé ?
En fonction des résultats, le manager peut proposer un plan d'action à son employé avec de nouveaux objectifs et indicateurs à atteindre.
À noter :
Seules les compétences professionnelles seront abordées et non la vie privée (article L1222-2 du Code du travail). Nous sommes cependant dans le cadre d'un échange qui doit se dérouler de bonne foi et de manière constructive. Chacun doit participer en prenant ses responsabilités pour faire avancer la discussion dans la bonne direction.
4. Pratique : grille d'entretien professionnel vs grille d'évaluation
La préparation et la mise en œuvre des deux entretiens diffèrent par leur contenu et les cadres utilisés.
Grille de l'entretien professionnel :
Avant l’échange:
L'employé doit être informé de la date convenue et des modalités du processus d'entretien à l'aide d'une grille d'entretien professionnel. Le N+1 (manager ou RH) ainsi que l'employé doivent préparer cet échange afin qu'il se déroule de manière plus fluide et plus efficace.
Le manager peut, par exemple, préparer la description de poste de l'employé, son CV et d'éventuels rapports antérieurs. Préparer des questions des deux côtés peut également être fructueux afin de mieux structurer l'échange.
Pendant l’échange :
Il peut durer jusqu'à 2 heures en fonction de sa fréquence et abordera des sujets préalablement préparés tels que les souhaits de développement ou les formations prévues.
Après l’échange :
Les éléments essentiels (date, poste, synthèse, actions de formation, etc.) sont consignés dans un rapport.
Pour l'entretien annuel :
Avant l’échange :
Il est également obligatoire de notifier à l'employé la date de la réunion et de lui envoyer une grille d'évaluation en amont qui servira de fil conducteur lors des échanges. Le manager et le collaborateur pourront ainsi comparer leurs versions, ce qui servira de base de discussion.
Pendant l’échange :
Il dure environ 1 heure, mais cela peut varier en fonction des échanges. Le manager doit ouvrir la discussion avec des questions axées sur la performance et liées aux objectifs, aux missions et aux compétences mises en œuvre par l'employé. Ces questions sont libres mais reflètent les objectifs de l'entreprise, sa culture et ses valeurs.
Après l’échange :
Tout comme pour l'entretien professionnel, un rapport doit résumer les échanges. C'est à ce moment que les propositions de promotion ou d'augmentation de salaire entrent également en jeu.
Conclusion
Tant l'entretien professionnel que l'entretien individuel sont essentiels pour :
- Favoriser l'engagement des employés ;
- Évaluer leur motivation et leur productivité ;
- Résoudre d'éventuels conflits et contribuer à instaurer une ambiance de travail agréable
- Fixer de nouveaux objectifs ;
- Proposer un plan de formation.
Bien que les thèmes abordés par les deux types d'entretiens soient différents, ils sont en revanche complémentaires et ont tous deux des points communs :
- Ils nécessitent beaucoup de travail pour collecter et compiler les données, ce qui peut être chronophage : accès à différents fichiers Excel et validations étendues.
- Leur faible récurrence (surtout pour l'entretien annuel) peut être frustrante tant pour l'employé que pour le manager.
Ceci poste 2 questions
- Comment favoriser un accès plus simple et plus rapide aux données ?
- Comment, à l'heure du travail hybride et d'un marché plus incertain, les managers et les employés peuvent-ils améliorer la réactivité et la fluidité des échanges ?
Les réponses reposent, en partie, dans l'usage d'une solution logicielle
En ancrant de nouvelles habitudes promues par les équipes RH, une plateforme intuitive qui unifie les données favorisera :
- La cohérence et la proximité des entretiens grâce à un retour d'information continu sur les objectifs fixés en début d'année ;
- Des gains de temps pour les managers et les employés ;
- Une amélioration de la qualité des échanges et de la gestion de la performance.
