La transition digitale est en train de révolutionner le monde de l'entreprise. Du côté des Directions des Ressources Humaines, elle entraine dans son sillage la dématérialisation des process, permettant ainsi aux services RH de réduire le temps consacré à des tâches chronophages liées à la gestion documentaire et de l’information, pour se recentrer sur leur cœur de métier : recruter, animer, développer et fidéliser les collaborateurs !
La dématérialisation vertueuse des processus RH
Sur le plan organisationnel
Le traitement de très nombreuses données est maintenant automatisé grâce à l’utilisation de plusieurs innovations : les workflows (logiciels permettant ainsi de modéliser et d’automatiser les flux d'informations dans l’entreprise), de la GED (la gestion électronique de documents) et de l’EDI (l’échange de données informatisé).
L'ensemble de ces outils participe à l'agilité RH, nous vous proposons de télécharger le Livre Blanc dédié à ce sujet.
Quels sont les bénéfices de la dématérialisation pour la dimension organisationnelle ?
La dématérialisation contribue d'une part à sécuriser les échanges, ils sont aussi mieux racés et moins voués aux aléas des erreurs humaines… L’accessibilité à l’information par tous est garantie et facilitée. La collecte et l’analyse des diverses données sont également simplifiées. Enfin, les processus sont harmonisés au sein de l’entreprise.
Sur le plan économique
La progression de la dématérialisation et son apport au plan économique ne font pas débat : le marché global était estimé à 7,3 milliards d’euros en 2018. Ce chiffre devrait passer à 9 milliards en 2020 (source : Xerfi-percepta), générant au passage un chiffre encore plus faramineux : celui des milliers de tonnes de papier économisées, sans parler des agrafeuses, relieuses et autres machines à broyer le papier ! Enfin, les services RH enregistrent une hausse certaine de la productivité grâce à la chute des coûts liés au traitement manuel et au stockage de tous ces documents.
Sur le plan du développement durable
Le papier, c’est bien connu, a mauvaise presse : déforestation, gaspillage, pollution…Et même si aujourd’hui les études d’impact environnemental ne donnent pas un blanc-seing à la numérisation, elles s’accordent à la privilégier face à la surconsommation de papier des années passées…
L'adéquation des outils avec les processus RH
La dématérialisation des process RH n’est pas un chantier anodin et progresse à vitesse grand V… Tout comme ce fut la cas pour les e-mails puis les factures, la fiche de paie dématérialisée s’impose à présent. Elle est autorisée par la législation depuis janvier 2017, pour autant que le salarié ne s’y oppose pas. L'automatisation et la dématérialisation gagnent aussi du terrain en matière de recrutement : des logiciels permettent de faciliter le tri des CV, puis les classent et les stockent dans d’immenses bases de données qui forment des viviers consultables à l’envie. Les réseaux sociaux s’immiscent également de plus en plus dans les processus de recrutement, notamment Linkedin qui devient peu à peu une référence en la matière.
Mettre en harmonie la GPEC et ses outils
La GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) et les parcours de formations ne sont pas en reste, avec des logiciels dédiés à l’analyse de données et des besoins, ainsi que des modules de formation en e-learning. Enfin, et de manière plus globale, les DRH vont avoir recours à de plus en plus de services dématérialisés. Pour les aider dans ces chantiers particulièrement engageants, de nombreux prestataires proposent de les accompagner en commençant par la mise en place d’un audit afin de recenser les besoins et de planifier l’évolution de l’outil SIRH (Système d’Information de Gestion des Ressources Humaines).
Ces prestataires proposent de fixer les jalons de la dématérialisation : « step by step » ou réorganisation complète. Mais ils sont aussi là pour les conseiller dans le choix des technologies : logiciels ERP, solutions RH en mode SaaS, externalisation de certaines missions telles que le recrutement ou les paies. L’ERP permet plus de personnalisations, le mode SaaS présente, lui, un coût moindre et un déploiement plus rapide, tandis que l’externalisation est d’une souplesse absolue.
Le choix de la bonne méthodologie
Le choix de la solution retenue ne doit vraiment pas être fait à la légère. Il doit être issu d’une analyse très fine des besoins recensés dans un cahier des charges qui prendra en compte les besoins du terrain (grâce à des sondages internes) mais aussi : l’environnement de l’entreprise, ses éventuelles spécificités juridiques, les besoins de la DSI, le budget qu’elle alloue à la dématérialisation, le volume de documents concernés, etc. Une fois établi, ce cahier des charges peut servir de base à la mise en place d’un appel d’offre permettant de sélectionner le prestataire le plus adapté à la demande.
