La révolution numérique est définitivement installée dans nos entreprises, en témoigne le chiffre de 81% des entreprises qui bénéficient d'un portail RH… L'intégralité des sujets RH rencontre une opportunité de solution numérique : administration du personnel, de la paye, des congés, gestion des recrutements, des carrières, des compétences; comptabilisation des notes de frais, optimisation des formations …Même si tous ces outils sont précieux ils comportent un risque : désengager les utilisateurs.
Comme évoqué dans notre Page sur l'évolution des SIRH et leurs perspectives, la tendance est aux écosystèmes ouverts avec un point d'entrée unique vers une galaxie d'applications interconnectées.
Conjuguer les fonctionnalités de chaque logiciel dédié dans une interface centrale devient un levier de mesure pour les services RH…pour autant que les salariés l’utilisent.
Comment faire adopter votre logiciel RH auprès des collaborateurs ?
Accompagner les changements
Le Changement pour l'équipe RH
Pour éviter qu’il soit « boudé », votre SIRH doit donc faire l’objet de deux chantiers d’accompagnement bien distincts : l’un au profit de l'équipe RH, l’autre au profit des collaborateurs.
Les équipes RH sont bousculées par l’automatisation des taches, de plus en plus nombreuses. Et c’est tant mieux, car éditer une fiche de paie ou mettre à jour un calendrier de congés ne sont pas des missions à très forte valeur ajoutée. Les automatiser permet au personnel des RH de se focaliser sur des taches plus fondamentales où «l’Humain » est vraiment primordial, telles que, par exemple, la mobilité ou, plus globalement la GPEC. Mais il n’empêche que ces changements imposent des transformations profondes qui doivent être bien accueillies, tant par ceux qui les mettent en œuvre (membres de la fonction RH) que ceux qui vont être appelés à les utiliser au quotidien (les collaborateurs). Ainsi, la mise en place par la DRH d’un SIRH représente une petite révolution.
Le changement pour les collaborateurs
La majorité des collaborateurs reprochaient aux anciens outils de saisir plusieurs fois les informations, et de représenter une somme de travail inutile. Ils voient désormais ces outils comme un gain de temps dès lors qu'ils sont connectés ensemble et réalisent des suggestions proches de leurs préférences. L'IA est, à ce titre, un accélérateur d'adoption puissant.
Porter une attention particulière à la méthodologie
Quelle équipe constituer pour une évolution de SIRH ?
- Au moins un membre de la direction, qui légitime le choix stratégique,
- Le responsable des ressources humaines, ainsi qu’un ou plusieurs membres de son équipe,
- Un ou plusieurs membres des instances de représentation du personnel(délégués du personnel, comité d’entreprise, comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail…),
- Le Chef de projet SIRH, qui souvent, est doté(e) d’un bon niveau d’expertise RH, ainsi que d’une appétence pour les outils informatiques et d’un goût certain pour l’innovation.
- Quelques collaborateurs dits « utilisateurs clé » dont la contribution est absolument essentielle, non seulement pour être au plus près des besoins techniques du terrain mais aussi parce qu’ils seront les sponsors du projet auprès de leurs collègues ; ceux qui favoriseront leur adhésion. Ils auront pour rôle de s’approprier l’outil pour, ensuite, le démystifier ; étant entendu qu’inévitablement ce dernier commencera par susciter le rejet et l’incompréhension.
Quelles sont les 3 phases du déploiement d'un SIRH ?
- L’étude préalable (état des lieux de l’existant / objectifs à atteindre)
- Le déploiement concerté et accompagné (campagne de communication, sessions de formation etc.)
- L’étape de consolidation, avec des individus « sponsors » qui relaient et boostent le projet en interne.
Donner envie aux collaborateurs de se connecter au SIRH
Votre SIRH ne suscite plus la peur car le projet a été accompagné efficacement et avec pédagogie… Bravo !
Mais attention, seule la moitié du chemin a été parcourue. Car au-delà de ne plus faire peur encore faut-il que votre SIRH suscite l’envie de s’y connecter. Générer du trafic sur votre SIRH est soumis à des règles.
Quelles sont les bonnes pratiques de l'expérience utilisateur ?
- Ergonomie (charte graphique, terminologie page d'accueil)
- Accessibilité
- Mobile Friendly
- Evolutivité
- Interopérabilité
Pour obtenir ces deux résultats, vous pouvez vous faire accompagner par un expert qui vous proposera un outil personnalisé en termes d’interopérabilité d’habillage graphique, de fluidité etc.
Et pourquoi pas ajouter une petite touche personnelles comme l’application mobile ? Ou encore, donner l’accès, via le SIRH, à la grande opération de challenge annuelle qui déchaîne les passions et qui va inévitablement générer du trafic…
Ou encore intégrer à votre SIRH un petit module informatif sur les voyages de rêve proposés cette année par le CIE…
Bref, c’est bien connu, on n’attrape pas les mouches avec du vinaigre, alors donnez-leur du sucre via le SIRH !
Le sujet des SIRH vous passionne ? Découvrez la rétrospective sur ce sujet dans notre page "SIRH, évolutions et perspectives".
